ארגון והפקה של אירוע עסקי לטובת חיזוק המותג נחשבים כבר לחלק מרכזי וחיוני בתכנון השנתי השוטף של ארגונים וחברות גדולות בעידן של ימנו, כאשר גם עסקים פרטיים וחברות קטנות יותר מתחילות לאמץ אט אט את "המנהג" מתוך הבנה כי מדובר בכלי אסטרטגי שיווקי עם תועלות רבות לטווח הקצר והארוך, וביניהן מיתוג יוקרתי, שימור עובדים, החדרת מוצר חדש לשוק ויתרונות שונים נוספים עליהם נפרט בסיקור הקצר שלפניכם.
ככלל, על מנת לתכנן ולהפיק אירוע עסקי יוקרתי באופן מוצלח, חשוב להגדיר מראש את מטרות האירוע בצורה ברורה ולדאוג לקונספט מתאים ורלוונטי שיענה על כלל המטרות שנקבעו. לצורך העניין, ישנם כיום מספר סוגים של אירועים עסקיים נפוצים המיועדים למטרות שונות ואלו המרכזיים שבהם:
1. אירוע חברה – אירוע אשר מיועד לכלל עובדי הארגון או החברה ונועד בעיקר לחברות אשר מעסיקות כמות גדולה של עובדים, לרוב בפריסה ארצית, ומשמש לצורך הוקרת העובדים באמצעות טקסי הצטיינות, הצגת נתונים ויעדים ושילוב של תוכן מגבש דוגמת הופעת סטנדאפ או הרצאה מעניינת. במקרים רבים אירועים אלו יכללו את בני ובנות הזוג של העובדים.
2. כנס מקצועי – כנס מקצועי מהווה למעשה דרך עבור החברה / ארגון להעניק לעובדים העשרה מקצועית רלוונטית, לעתים באופן הנוגע ישירות לשגרתם עבודתם ולעתים באופן עקיף אחר. כנסים אלו מאפיינים בדרך כלל את שדרת הניהול או ראשי המחלקות בחברה ונועדו להבטיח עדכנות מקצועית, שמירה על קדמה טכנולוגית, הענקת כלים להתמודדות עם אתגרים ויצירת מרחב לשיח פתוח בין עובדים ומנהלים מתחומים ומחלקות שונות.
3. הרצאה עסקית – בשונה מכנס מקצועי, הרצאות עסקיות הן ממוקדות וקצרות יותר, מתקיימות לרוב מספר פעמים במשך השנה ומתוכננות ונבנות בהתאמה לצרכים המקצועיים. הרצאות אלו משלבות בדרך כלל בין כלים מעשיים להעשרה אישית, ונבנות בהתאמה לצרכי הארגון או החברה. בכל מקרה, כאשר אתם מחפשים לשכור אולם להרצאות הקפידו לבחור במקום נעים ומרווח עם לוקיישן נגיש ככל שניתן לכלל המוזמנים, כך תבטיחו שתנאי ההגעה והשהייה באירוע יהיו טובים וזה בהחלט המפתח הבסיסי לקיום הרצאה מוצלחת.
4. אירוע השקה – אירועי השקה הם לרוב יותר אירועים שיווקיים אשר נועדו לחשוף מוצר או שירות חדש. אירועים אלו נתפסים כיוקרתיים ומושקעים במיוחד ובמקרים רבים יוזמנו אליהם בעיקר לקוחות אסטרטגיים, מובילי דעת קהל ואנשי תקשורת לצורך סיקור. באירועי השקה ייחשף המוצר או השירות לצד תהליכי הפיתוח, יתרונות והתמודדות בשוק תחרותי ואסטרטגיית השיווק המרכזית שעומדת מאחוריו.
5. אירוע גאלה – אירועי גאלה הם אירועים המשלבים בין אמירה חברתית ותרומה לקהילה, לחיבור העסקי והאסטרטגי של החברה. מדובר באירועי יוקרה אשר נושאים את דגל ההתנדבות והתרומה, ברובם אירועי התרמה עבור מטרות חברתיות וסביבתיות נעלות. אירוע גאלה לרוב יכלול ארוחה יוקרתית בשילוב מופע מוזיקלי או סטנד-אפ איכותי עם אומנים מוכרים מן השורה הראשונה. לאירועים מסוג זה בדרך כלל מתבצעת מכירת כרטיסים כאשר כל ההכנסות קודש לטובת המטרה האמורה והמוצהרת.
6. ערב צוות – ערב צוות, בשונה מאירוע חברה, הוא מאורע אינטימי יותר שמטרתו יצירת מרחב מתאים ומהנה לגיבוש כלל העובדים בארגון ויציאה משגרת חיי היום יום במקום העבודה. ערבי צוות לרוב מתוכננים על ידי מנהל/ת הצוות תחת תקציב מוגדר, מתרחשים בתדירות קבועה (לרוב פעם או פעמיים בשנה) ולעתים גם משתלבים עם אירוע נוסף דוגמת הרצאה עסקית או יום כיף וגיבוש צוותי.
כך או כך זיכרו, בתכנון של כל אירוע עסקי יש להציב כאמור מטרות מוגדרות, תקציב ריאלי ולבנות סביב אלה אירוע מכבד אשר שומר על ייצוגיות הארגון לצד קידום המטרות, ומתן ערך מוסף למוזמנים – כל אלו יוכלו לחזק ולשדרג את כוחו של המותג שלכם בעיניי העובדים או הלקוחות ולשדר מסרים של יוקרתיות, עוצמה ושיתוף פעולה לטווח הארוך.